La Fédé Paris 1 et ses associations ont des trésoreries (et des comptabilités) distinctes : sauf prêts exceptionnels entre associations (qui doivent être validés par l’AG de l’association qui prête et par l’AG de celle qui reçoit), chaque association gère ses finances en toute indépendance des autres, et aucun don n’a lieu entre associations.

Financement des associations

Les associations membres ont quatre sources principales de financement :

– les cotisations des membres : elles couvrent principalement les dépenses courantes de l’association (démarches administratives, site web, fournitures communes, etcaetera).

– les subventions : nos associations touchent parfois des subventions FSDIE ponctuelles pour les événements culturels (expositions, vernissages, projections), mais jamais pour les événements festifs tels que soirées, WEI et voyages (le règlement intérieur de l’université l’interdit). Nos associations touchent rarement d’autres types de subventions.

– les partenariats : adhérer à votre association vous permet notamment d’obtenir un panel d’avantages auprès de partenaires (commerçants, banques, etc). Nos associations (mais pas leurs équipes !) sont parfois intéressées au succès de ces partenariats. L’argent obtenu via ces partenariats et ces subventions nous permett d’affronter les imprévus, et de proposer des prix plus faibles aux adhérents et étudiants sur nos activités payantes.

– l’auto-financement des événements : les frais d’un voyage sont payés par la vente des places, idem pour les soirées, etcaetera

Financement de la Fédé Paris 1

La Fédé Paris 1 a les mêmes types de financements :

– les cotisations des associations membres (25 euros par an pour les associations de filière, 15 pour les associations thématiques).

– les subventions : Nous recevons une subvention de 440 euros par an pour chaque élu dont nous disposons dans les conseils de l’université (CA, CFVU et CR, mais les élus aux conseils des UFR ne sont pas inclus). Cette subvention sert principalement à couvrir les dépenses relatives à la formation des élus de la Fédé (organisation de séminaires de formation) et à la préparation des élections (matériels de communication par exemple).

– les partenariats : au niveau de la Fédération, l’essentiel des partenariats sont relatifs au Gala : prix de la loterie ou energy drinks, par exemple.

– l’auto-financement des événements : là encore, l’essentiel des dépenses du Gala (environ 60 à 70 000 euros) est financé par la vente de places. Chaque année, nous prévoyons environ 3000 euros de recettes de plus que de dépenses sur le Gala, pour couvrir les imprévus, ce qui représente 5% du budget total (c’est peu, il est normalement conseillé de prévoir 10 à 15%). Même avec la meilleure organisation qui soit, prévoir cette marge d’erreur est nécessaire : à titre indicatif, les Galas 2012 et 2013 ont été des réussites totales (totalement remplis et énormément de très bons retours), sauf au plan financier puisque les résultats ont été respectivement de  -500 et +300 euros. A l’inverse, le Gala 2014 a lui aussi été une réussite d’estime, mais il n’a pas été totalement rempli (principalement parce que nous avons pu débloquer 400 places supplémentaires à la dernière minute, le beau temps étant au rendez-vous, contrairement aux prédictions météo une semaine plutôt), il n’en a pourtant pas empêché un excédent de près de 1000 euros, preuve que les imprévus sont imprévisibles… mais il faut pourtant tenter de les prévoir !

Qu’advient-il de l’argent en trop ?

Lors de l’organisation d’un événement, il est fréquent que de nombreux éléments budgétaires soient aléatoires (le nombre de consommations lors d’une soirée, par exemple). Si l’événement produit un déficit, c’est à l’association de payer le déficit, mettant en danger la pérennité de l’association. Il est donc nécessaire de prévoir dans nos budgets prévisionnels des résultats positifs (et non des résultats strictement nuls), pour limiter la casse en cas de coup dur. Ces excédents prévus sont limités, notre but n’est pas de faire de l’argent, seulement de ne pas en perdre. Il arrive parfois que l’excédent prévu dépasse les imprévus, et donc qu’un événement dégage un résultat positif. Dans ce cas, qu’advient-il de ce surplus d’argent ?

Notez tout d’abord que ces rentrées devraient en principe être appelées « excédents » et non « bénéfices » : l’argent n’est pas redistribué aux membres, l’engagement des membres de nos associations étant bénévole, personne n’est rémunéré, ni en cash ni en nature : nous ne nous payons pas des dîners ou des tournées avec l’argent en excédent. Nous risquerions d’ailleurs la requalification en entreprise si nous le faisions, avec de sérieuses et nombreuses déconvenues juridiques et fiscales à la clé, tant pour l’association, pour son équipe dirigeante, que pour ses membres actifs bénévoles !

En général sur l’année, les dépenses et excédents se compensent à peu près, notamment grâce aux événements gratuits ou prévus comme déficitaires (salons de présentation de masters, petits-déjeuners, stands, etcaetera) : nous modulons nos dépenses sur les événements gratuits en fonction de si nous avons de larges fonds ou non.

Notons au passage qu’organiser une soirée coûte cher : le prix varie beaucoup selon le nombre de personnes et le standing de la salle, de la décoration, etcaetera, mais il faut compter entre 10 000 euros pour les plus petites soirées à 70 000 pour  le Gala. Les frais principaux sont la location de la salle, du personnel (sécurité, serveurs), du matériel (décoration, lumières, sonorisation, instruments ou matériel DJ), et des provisions. Quand on sait qu’organiser une conférence coûte quelques centaines d’euros (la réservation de la plupart des salles de Paris 1 étant gratuite), et une soirée plusieurs dizaines de milliers, on comprend facilement pourquoi nos associations peuvent paraître plus visibles sur les soirées que sur d’autres activités (alors que les soirées ne représentent pourtant qu’une part minime de toutes nos activités) : une conférence vide représente certes un coût en terme d’image, mais ça ne met pas pour autant en péril l’association de manière définitive, alors qu’un échec sur une seule soirée peut représenter un déficit de plusieurs dizaines de milliers d’euros, et donc l’arrêt brutal et définitif d’une association.

Quoi qu’il en soit, s’il reste de l’argent à la fin de l’année, il est gardé dans les comptes de l’association pour être utilisé l’année suivante, et proposer à nouveau des événements gratuits et/ou des prix plus faibles sur les événements payants.

Combien reste-t-il en fin d’année ?

Chaque association essaie de terminer l’année avec une trésorerie convenable pour pouvoir avancer notamment une partie des frais de préparation du WEI de l’année suivante (tout en veillant à ne pas finir avec une trésorerie  excessive non plus, c’est inutile) : une association qui termine l’année avec plus de 2 000 euros sur son compte est considérée comme étant en bonne santé financière.

Le fonctionnement est le même pour la Fédé Paris 1 : ici aussi, nous ne redistribuons pas la trésorerie aux associations membres en fin d’année. L’excédent est reporté d’une année à l’autre dans les comptes de la Fédé. A titre indicatif, l’année 2012-2013 s’est terminée avec une trésorerie d’un peu moins de 5000 euros (suite au versement de la subvention des élus) pour la Fédé. C’était d’ailleurs la première fois que la Fédé Paris 1 terminait un exercice avec une aussi bonne santé financière.